Smartworking

Una soluzione forzata o una opportunità di miglioramento?

Le recenti vicende legate all’emergenza Covid hanno portato alla ribalta l’adozione dello Smartworking, per consentire ai dipendenti di lavorare da casa (o comunque senza recarsi in ufficio). Alcune aziende lo avevano già implementato in passato, altre si sono trovate costrette ad adottarlo a causa delle misure restrittive, spesso con diffidenza e in mezzo a molte resistenze.

Analizzeremo quindi in questo articolo i vari aspetti connessi con questa tematica, suggerendo di fare un’attenta riflessione su questa esperienza, e verificare quali vantaggi questa formula possa portare alle organizzazioni e ai loro dipendenti.

Prima di iniziare riteniamo opportuno fare una premessa e una considerazione.

La prima è una precisazione di carattere storico: lo smartworking, senza che si chiamasse così, era largamente praticato prima della rivoluzione industriale. Le attività, sia agricole, sia artigianali, sia professionali venivano svolte contestualmente alla propria residenza. Quindi niente di nuovo sotto il sole. La nascita delle industrie ha portato le persone ad allontanarsi dalle proprie dimore per avvicinarsi alle fabbriche e ai mezzi di produzione.

Ma se questo resta tuttora un vincolo per le attività legate agli impianti produttivi e alle catene di montaggio, per una serie di attività impiegatizie invece questo vincolo non esiste più, e grazie a internet e agli strumenti per lavorare in mobilità sia il manager sia il collaboratore possono operare a distanza rispetto alla sede ufficiale di lavoro.

Resta indubbio che ci siano ruoli che più facilmente si prestano a questa modalità in modo totale, e altri in modo più ristretto. Ma l’argomento va affrontato senza pregiudizi.

La considerazione riguarda il fatto che, se gestita in modo adeguato, si tratta di una situazione rara da cui due parti tradizionalmente con interessi contrapposti (aziende e dipendenti) possono reciprocamente trarre vantaggio. Come si usa dire, una relazione “win-win”.

Partiamo quindi con una visione dello Smartworking che riteniamo significativa

“SmartWorking significa ripensare il lavoro in un’ottica più intelligente, mettere in discussione i tradizionali

vincoli legati a luogo e orario lasciando alle persone maggiore autonomia nel definire le modalità di lavoro

a fronte di una loro maggiore responsabilizzazione sui risultati. Autonomia, ma anche flessibilità, responsabilizzazione, valorizzazione dei talenti e fiducia diventano i principi chiave di questo nuovo approccio.” (Fonte: «Una Bussola per il Viaggio» in «Osservatorio sullo Smart Working del Politecnico di Milano» – HBR – 2015)

Ci discostiamo quindi dal più limitante concetto di Telelavoro, che significa trasferire fisicamente una postazione di lavoro, mantenendo tutti i presupposti e i vincoli del lavoro svolto in ufficio (orari, modalità di lavoro e di comunicazione, ecc.)

Prendendo quindi in considerazione lo Smartworking nel suo senso più ampio, passiamo a individuare le aree che vengono coinvolte nella sua implementazione: la cultura aziendale, gli spazi di lavoro, la tecnologia, e i sistemi HR

La base per comprendere se e quanto un’organizzazione sia già naturalmente predisposta allo smartworking, o se esistono fattori che ne ostacoleranno l’adozione, è l’analisi della cultura aziendale.

Non basta creare procedure e regolamenti e creare nuove forme contrattuali. Come ha saggiamente affermato Peter Drucker, “la cultura aziendale si mangia la strategia a colazione”.

Se quindi l’azienda possiede una cultura avversa e resistente al cambiamento, con una leadership fortemente gerarchizzata e orientata al controllo, e una comunicazione fortemente unidirezionale, senza atteggiamento alla condivisione della conoscenza, sicuramente l’adozione dello smartworking risulterà molto difficile. L’apertura al cambiamento, la flessibilità, la comunicazione aperta, l’orientamento ai risultati sono condizioni necessarie, anche se non sufficienti, perché questa pratica possa attecchire efficacemente in azienda.

Spazi di lavoro e tecnologia sono spesso strettamente connessi e condizionano sia la motivazione sia la performance dello smartworker. Gli effetti si registrano sia sulla salute fisica del lavoratore.

I sistemi HR devono ovviamente essere adeguati in termini modalità contrattuali, flessibilità di orari, retribuzioni, ferie e permessi, postazioni di lavoro e altro per adeguarsi alle nuove e  differenti operatività.

Andiamo ora a vedere quali sono le implicazioni sulle tre categorie di attori coinvolti in questo processo: l’azienda, i manager e i loro collaboratori, tenendo in considerazione sia fattori logistici e organizzativi, sia fattori di carattere umano e relazionale

Il collaboratore smartworker. Sicuramente questa modalità presenta indubbi vantaggi per il collaboratore, apprezzati da molti: si azzerano tempi costi di trasferimento, ne derivano minore stress e stanchezza fisica, e maggiore libertà di movimento. Dall’altra parte però possono sorgere numerose problematiche.

Nella fattispecie: isolamento e minore socialità; perdita dello spazio fisico di riferimento; difficoltà nella gestione del tempo e talvolta nel lavorare in un contesto casalingo non favorevole; difficoltà di interazione con l’azienda; problematiche connesse con la tecnologia; difficoltà di automisurazione; maggiore sedentarietà, rischio di burnout. Si tratta di problematiche reali, che hanno portato numerosi dipendenti a chiedere di essere reintegrati al più presto nel contesto fisico aziendale, nonostante i vantaggi di cui stavano godendo.

Il Manager. Per gestire e risolvere queste problematiche il manager ha due tipi di compito / deve affrontare due tipi di sfida.

Da una parte deve adeguarsi alla perdita di controllo connessa con l’assenza fisica del collaboratore. Questo avviene attraverso un processo di fiducia, responsabilizzazione e utilizzo della delega che spesso non risulta spontaneo e automatico ed è condizionato dalla cultura aziendale (v. sopra). È necessario abbandonare il paradigma della reperibilità in ogni momento, e del “dove sei adesso…?”

Dall’altra paradossalmente deve rappresentare una guida e un punto di riferimento per i suoi, per ovviare al senso di distacco e di smarrimento. Deve quindi impegnarsi a rivedere e modificare una serie di politiche e di comportamenti per andare incontro alle nuove esigenze dei suoi collaboratori.

Nella fattispecie: fornire obiettivi chiari e scegliere di valutare per risultati e performance, attribuendo minore peso agli aspetti comportamentali come il rispetto degli orari; fissare chiare regole di comunicazione e di circolazione delle informazioni in rete, favorendo lo scambio trasversale delle informazioni e abbandonando lo stile di comunicazione unidirezionale; mantenere viva la comunicazione interpersonale, creando anche momenti conviviali in ambiente virtuale, coffee talks, che attenuino la sensazione di distacco e tengano vivo il senso di appartenenza all’azienda; porre maggiore attenzione al bilanciamento vita/lavoro, evitando ad esempio comunicazioni serali o nei giorni festivi.

L’azienda. Ci riferiamo qua alla proprietà e al top management. Sarà opportuno dichiarare e mantenere un atteggiamento favorevole allo smartworking, sposando la filosofia della flessibilità. Si può concedere alle persone di aderire su base volontaria, si possono attuare formule miste, con parziale presenza in azienda, cercando di trovare, anche attraverso un periodo di sperimentazione, la modalità ideale. Sarà inoltre necessario porre maggiore attenzione alle tematiche della tutela della privacy e della sicurezza delle informazioni. Sia adeguando i sistemi informativi, sia fornendo formazione a tutti i dipendenti.

In conclusione, risulta chiaro che lo smartworking può generare indubbi vantaggi sia per l’azienda, sia per i dipendenti, purché venga affrontato con un approccio sistemico che coinvolga tutte le funzioni aziendali ai vari livelli, e ne valuti attentamente tutte le implicazioni e ripercussioni. Grandi aziende come Vodafone, Barilla, ABB, American Express lo stanno adottando da tempo con profitto e soddisfazione generale.