Time Management.

Come cambia nell’era dello Smartphone e dello Smartworking

La gestione del tempo ha sempre rappresentato un problema per i manager, ma anche per molti impiegati con incarichi di responsabilità. Affermazioni ricorrenti che abbiamo sentito dai nostri clienti erano “Non ho mai abbastanza tempo per fare tutto”, “si lavora male, di fretta e per urgenza”, “sono stressato”, ecc.

Di recente tuttavia alcuni rapidi cambiamenti hanno sensibilmente accentuato il problema e ci pongono di fronte a nuove sfide da affrontare.

Da una parte c’è stato l’avvento di Internet veloce e dei dispositivi in mobilità, che ci consentono di essere costantemente connessi in ogni luogo e in ogni momento.

Dall’altra vediamo il progressivo inserimento dello Smartworking per le attività che non necessitano di una stabile presenza nella sede lavorativa, e questa modalità di lavoro modifica l’organizzazione individuale delle attività, e il rapporto con i tradizionali orari contrattuali.

Come se non bastasse, questi fenomeni hanno subito una brusca e drammatica accelerazione con l’avvento dell’emergenza Covid. Accelerazione che secondo molti esperti rappresenterà un punto di non ritorno, per cui torneremo solo in piccola parte alle condizioni preesistenti.

È importante sottolineare che queste dinamiche hanno avuto un impatto pesante anche sul cosiddetto “work/life balance”, l’equilibrio fra vita lavorativa e vita privata. Molti sono restati disorientati, e devono ancora trovare un punto di equilibrio accettabile nella separazione di questi ambiti.

In questo articolo cercheremo quindi di esaminare in particolare queste tematiche, cercando di offrire alcuni suggerimenti pratici per fronteggiarle al meglio.

Lo Smartphone. Effetti indesiderati e meno conosciuti.

Ci siamo abituati a considerare lo smartphone come una sorta di “Giano bifronte”, che da una parte ci consente di risparmiare tempo su molte attività, (acquisti, home banking, prenotazioni…) e dall’altra per converso ci porta via molto tempo in distrazioni superflue (chat, social network, giochini, mail indesiderate ecc.). Ciò che risulta meno evidente e meno noto riguarda una serie di implicazioni negative, comprovate da numerosi test neurologici, sulle quali riteniamo opportuno soffermarci.

Le applicazioni che utilizziamo sui nostri Smartphone creano dipendenza. I “likes”, le notifiche, i commenti, generano nel nostro cervello la produzione di Dopamina, che guarda caso è il neurotrasmettitore alla base delle più note dipendenze: fumo, droghe, gioco d’azzardo. Con la differenza che queste ultime vengono segnalate come pericolose, e ne viene proibito o limitato l’uso. Più utilizziamo il nostro telefonino più ne diventiamo schiavi. Provate a darvi l’obiettivo di non guardarlo per mezz’ora. Se questo vi costa fatica significa che avete sviluppato una forma più o meno grave di dipendenza. Che occupa una parte del vostro tempo al di là della vostra volontà cosciente e di ciò che è strettamente necessario.

L’utilizzo continuativo dello Smartphone causa disturbi dell’attenzione e problemi di focalizzazione. Specialmente nei minori. Maggiore è l’esposizione ai messaggi brevi che caratterizzano le chat, i commenti, gli SMS, minore diventa la nostra capacità di focalizzarci per un tempo prolungato su un compito specifico senza distrarci.

Allo stesso modo diminuisce la nostra capacità di autocontrollo. Le aree cerebrali destinate a controllare i nostri comportamenti sono influenzate negativamente e subiscono interferenze dal continuo attaccamento al display.

Da ultimo, viene inibita la presenza del cosiddetto “tempo vuoto”. Quel tempo in cui ci si ferma, si lascia spazio alla riflessione, all’analisi, alla pianificazione, al riparo da disturbi e stimolazioni esterne. Lo strumento è pervasivo, riempie continuamente il momento presente e ci porta sempre altrove.

Come risulta evidente non si tratta solo quindi di sprecare tempo consultando troppo il nostro telefonino, ma di riportare anche danni dal punto di vista psicofisico che impattano sull’efficacia della nostra performance.

Come difendersi.

Per evitare o per lo meno limitare questi effetti negativi, suggeriamo due differenti tipi di approccio.

Il primo è direttamente rivolto allo strumento, utilizzando i seguenti accorgimenti.

• Controllate anzitutto il tempo e la modalità di utilizzo con una delle tante applicazioni esistenti. Quasi sicuramente stavate sottostimando il tempo dedicato.
• Togliete le notifiche dalle applicazioni. Evitate di essere distratti dal richiamo costante alla consultazione e decidete voi quando aprirle.
• Per lo stesso motivo chiudete le applicazioni dopo averle utilizzate, rendendo più difficoltoso l’accesso successivo.
• Utilizzate un timer per imporvi di non utilizzare lo smartphone prima che sia scaduto il tempo prefissato.
• Evitate di utilizzare lo Smartphone appena svegli e subito prima di coricarvi. La mente ha bisogno di essere sgombra all’inizio della giornata e di staccare al suo termine.

Il secondo approccio è più tradizionale, e prevede l’utilizzo della cosiddetta matrice “importanza/urgenza”. Riteniamo preliminarmente doveroso fornire una definizione chiara di questi due termini, che spesso vengono confusi o fraintesi.

Definiamo un’attività Importante quando è strettamente correlata al raggiungimento di un obiettivo, sia di breve sia di lungo periodo

Un’attività è definita invece come Urgente quando richiede un‘azione immediata. Quindi la richiesta del collega, del capo, del cliente, ma anche la telefonata, la notifica, la e-mail in arrivo, il messaggio nella chat. Tutti eventi che richiamano la nostra attenzione distogliendoci da ciò che stiamo già facendo.

La maggior parte di noi è abituata a lavorare per Urgenza, e a dare retta agli stimoli, via via che si presentano. Così facendo lasciamo che il tempo della nostra giornata sia “invaso” e in balia della volontà altrui.

L’approccio da seguire prevede quindi le seguenti fasi: 1) individuare a tavolino tutte le attività svolte nella propria mansione durante la giornata, 2) collocarle nei quadranti della matrice, 3) nella pratica, ogni volta che si presenta un’attività ricondurla al quadrante di riferimento e applicare la relativa azione come indicato nella matrice. Questo ci previene dall’eseguire azioni in modo automatico (ad es. rispondere a tutte le chiamate che arrivano) e di allocare in agenda attività Importanti ma non urgenti che altrimenti vengono sistematicamente rimandate (ad es. un colloquio di feedback con un collaboratore).

Vita privata addio.

Passiamo ora al secondo tema che impatta in modo rilevante sulla gestione complessiva del tempo: il lavoro in Smartworking.

Dal nostro osservatorio privilegiato di consulenti aziendali abbiamo modo di verificare situazioni che si ripetono con sempre maggiore frequenza: dilatazione delle ore lavorate, connessione costante sette giorni su sette, mail inviate la notte, telefonate e messaggi in chat fuori orario di lavoro.

Influisce molto la mancanza di stacco logistico fra il momento lavorativo e quello della vita privata. La classica frase “una volta fuori dall’ufficio mi lascio tutto alle spalle” non vale più. E molte persone si sentono coinvolte nelle problematiche aziendali proprio da quei dispositivi che creano la dipendenza che abbiamo descritto in precedenza.

In alcuni paesi il legislatore ha già provveduto a regolamentare questa disciplina, stabilendo da una parte il divieto a inviare corrispondenza di lavoro al di fuori degli orari previsti dal contratto, e dall’altra creando la figura del “diritto alla disconnessione”. Ma sappiamo bene che nel nostro paese certe regole hanno un significato formale, e poi vengono puntualmente disattese.

Ripristiniamo un equilibrio.

Ferme restando le raccomandazioni menzionate in precedenza, cerchiamo di fornire altri suggerimenti pratici.

• Separate rigorosamente gli strumenti utilizzati per lavoro da quelli adibiti ad uso domestico: computer, tablet, smartphone. E spegnete gli strumenti di lavoro nelle ore serali e nei giorni festivi (a meno che non lavoriate in quelle fasce orarie)
• Rispettate i medesimi orari di lavoro che avevate in azienda anche se siete a casa in Smartworking
• Se proprio volete scrivere della corrispondenza fuori dall’orario di lavoro, lasciatela in bozza e inviatela durante gli orari di lavoro.
• Recuperate durante la giornata momenti di convivialità on line. In molte società si inizia la giornata con un “update meeting” durante i quali ci si tiene al corrente sulle attività svolte, e anche dei coffee-break virtuali, durante i quali sono bandite conversazioni di lavoro.
• Contrastate la vita sedentaria pianificando delle attività da svolgere negli orari extralavorativi, che vi costringano a interrompere gli altri impegni.

In chiusura di questo articolo ci permettiamo una considerazione conclusiva. Gli ultimi anni sono stati caratterizzati da una crescente accelerazione nel ritmo del cambiamento. L’insegnamento principale che dobbiamo trarne è che le principali competenze da sviluppare in futuro saranno la flessibilità e la velocità di reazione. Quindi una parte del nostro tempo dovrà essere dedicato a monitorare i segnali spesso contraddittori proposti dall’ambiente, a sviluppare capacità di ascolto, e a pianificare le contromosse secondo una logica agile. I momenti di rottura determinati dalla tecnologia, dalla scienza, dalle dinamiche ambientali saranno sempre più frequenti. E rimanere ancorati ai modelli esistenti sarà sicuramente un atteggiamento perdente.

Bibliografia

Andrea Giuliodori – riconquista il tuo tempo – BUR

Monica Bormetti – Egophonia – Hoepli

Domenico De Masi – Smartworking – Marsilio